Archivsatzung der Gemeinde Süderholz

Aufgrund des § 5 der Kommunalverfassung (KV - MV) in der Fassung der Bekanntmachung vom 08.04.2004 (GVOBl M-V. S. 205), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 14. Dezember 2007 (GVOBl. M-V S. 410, 413) und § 12 Archivgesetz für das Land Mecklenburg-Vorpommern (Landesarchivgesetz - LArchivG M-V) vom 7. Juli 1997 (GVOBl. M-V S. 282) zuletzt geändert durch Artikel 15 des Gesetzes vom 20.Juli 2006 (GVOBl. M-V S. 576), hat die Gemeindevertretung der Gemeinde Süderholz in ihrer Sitzung am 24.09.2009 folgende Satzung beschlossen:

§ 1 Rechtsstellung und Zuständigkeit

(1)  Das Archiv der Gemeinde Süderholz (im Folgenden Gemeindearchiv) ist eine von der Gemeinde getragene öffentliche Einrichtung.

(2)  Diese Satzung regelt die Sicherung und Nutzung des kommunalen Archivguts der Gemeinde.

§ 2 Begriffsbestimmungen

(1) Kommunales Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen, die bei der Verwaltung der Gemeinde, bei kommunalen Eigenbetrieben, bei juristischen  Personen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht der Gemeinde unterstehen, sowie bei deren Rechts- und Funktionsvorgängern entstanden sind und zur dauernden Aufbewahrung dem Gemeindearchiv überlassen werden. Kommunales Archivgut sind auch archivwürdige Unterlagen, die das Gemeindearchiv zur Ergänzung seines Archivgutes erwirbt und übernimmt.

(2) Als anbietungspflichtige Stellen werden die Verwaltungseinrichtungen der Gemeinde, deren kommunale Eigenbetriebe und juristische Personen des öffentlichen Rechts, die deren Aufsicht unterstehen, bezeichnet

(3) Unterlagen sind sämtliche bei den Erledigungen der unter Abs.1 benannten Dienststellen entstehenden Informationsträger insbesondere Akten, Amtsbücher, Urkunden, Handschriften und andere Schriftstücke, Dateien, amtliche Druckschriften, Pläne, Karten, Siegel, Petschafte, Bild-, Film-, Tondokumente, maschinenlesbare sowie sonstige Informationsträger einschließlich der zu ihrer Auswertung, Sicherung und Nutzung erforderlichen Hilfsmittel und Programme.

(4) Archivwürdig sind Unterlagen, die nach Feststellung des Gemeindearchivs aufgrund ihrer rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung als authentische Quelle für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart, für Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltung oder für die Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter von bleibendem Wert sind.

(5) Zwischenarchivgut sind die vom Gemeindearchiv zur vorläufigen Aufbewahrung übernommenen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen und deren Archivwürdigkeit noch nicht festgestellt ist. Für personenbezogene Daten im Zwischenarchivgut finden die jeweiligen datenschutzrechtlichen Vorschriften und Regelungen des Geheimnisschutzes Anwendung,, Durch Feststellung der Archivwürdigkeit wird Zwischenarchivgut zum öffentlichen Archivgut.

(6) Entstehung bezeichnet den Zeitpunkt der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Unterlagen.

§ 3 Aufgaben

(1) Das Gemeindearchiv hat die Aufgabe, das kommunale Archivgut festzustellen, zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren, zu sichern und zu erhalten, zu erschließen, allgemein nutzbar zu machen, für die Benutzung bereitzustellen und auszuwerten.

(2) Das Gemeindearchiv berät die anbietungspflichtigen Stellen bei der Verwaltung und Sicherung der Unterlagen.

(3) Das Gemeindearchiv wirkt an der Auswertung des von ihm verwahrten Archivgutes sowie an der Erforschung und Vermittlung der Regional- und Ortsgeschichte mit.

§ 4 Erfassung

(1) Die anbietungspflichtigen Stellen sind verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden, dem Gemeindearchiv unverändert anzubieten und, soweit sie archivwürdig sind, zu übergeben. Unterlagen sind spätestens dreißig Jahre nach ihrer Entstehung anzubieten, soweit nicht Rechtsvorschriften oder Verwaltungsvorschriften oberster Landesbehörden längere Aufbewahrungsfristen festlegen.

(2) Zur Übernahme anzubieten und abzuliefern sind auch Unterlagen, die

1.   personenbezogene Daten enthalten, welche nach einer Rechtsvorschrift des Landes gelöscht oder vernichtet werden müssten oder nach Rechtsvorschriften des Bundes oder des Landes gelöscht werden könnten, sofern die Speicherung der Daten nicht zulässig war oder

2.   einem Berufs- oder Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen. Die nach § 203 Abs. 1 des Strafgesetzbuches geschützten Unterlagen einer Beratungsstelle dürfen nur in anonymisierter Form angeboten und übergeben werden.

(3) Von einer Anbietungspflicht ausgenommen sind Unterlagen, deren Offenbarung gegen das Brief-, Post- oder Fernmeldegeheimnis verstoßen würde.

(4) Durch Vereinbarung zwischen dem  Gemeindearchiv und der anbietenden Stelle kann

1.  Art und Umfang der anzubietenden Unterlagen vorab festgelegt werden,

2.  auf die Anbietung von Unterlagen von offensichtlich geringer Bedeutung verzichtet werden,

3.  der Umfang der anzubietenden gleichförmigen Unterlagen, die in großer Zahl erwachsen, im Einzelnen festgelegt werden.

(5) Juristische Personen des privaten Rechts, private Unternehmen und natürliche Personen können die bei ihnen angefallenen Unterlagen zur Übernahme an das Gemeindearchiv anbieten. 

(6) Für maschinenlesbare Datenbestände sind Art und Umfang sowie die Form der Übermittlung der anzubietenden Daten vorab zwischen der anbietenden Stelle und dem Gemeindearchiv festzulegen. Datenbestände, die aus verarbeitungstechnischen Gründen vorübergehend vorgehalten werden, sind nicht anzubieten.

(7) Die anbietenden Stellen haben dem  Gemeindearchiv auch Exemplare aller von ihnen herausgegebenen oder in ihrem Auftrag erscheinenden amtlichen Drucksachen und anderen Veröffentlichungen zur Übernahme anzubieten.

§ 5 Bewertung und Übernahme

(1) Das Gemeindearchiv entscheidet über die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen und über deren Übernahme in das Archiv.

(2) Wenn das Gemeindearchiv die Archivwürdigkeit verneint oder innerhalb eines Jahres nach Anbietung die Archivwürdigkeit der angebotenen Unterlagen nicht beurteilt hat, können die Unterlagen durch die anbietende Stelle vernichtet werden.

§ 6 Verwahrung und Sicherung

(1) Die als archivwürdig bewerteten Unterlagen sind im Gemeindearchiv aufzubewahren.

(2) Das im Gemeindearchiv verwahrte kommunale Archivgut ist unveräußerlich. Unterlagen, bei denen keine Archivwürdigkeit besteht, sind zu vernichten.

(3) Das Gemeindearchiv hat die notwendigen organisatorischen, technischen und personellen Maßnahmen zu treffen, um die dauernde Aufbewahrung, Erhaltung und Benutzbarkeit des Archivgutes zu gewährleisten sowie seinen Schutz vor unbefugter Benutzung, vor Beschädigung oder Vernichtung sicherzustellen. Insbesondere sind geeignete Maßnahmen zu treffen, um vom Zeitpunkt der Übernahme an solche Unterlagen zu sichern, die personenbezogene Daten enthalten oder Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterliegen.

(4) Die Verbindung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn schutzwürdige Belange Betroffener nicht beeinträchtigt werden.

§ 7 Benutzung und Gebühren

(1) Die Benutzung der Bestände des  Archivs regelt die Benutzungsordnung, die Anlage dieser Satzung ist.

(2) Die Gebührenerhebung regelt die Satzung der Gemeinde Süderholz über die Erhebung von Verwaltungsgebühren im eigenen Wirkungskreis in der jeweils geltenden Fassung.

§ 8 In-Kraft-Treten

Diese Satzung tritt mit dem Tage nach der öffentlichen Bekanntmachung in Kraft.

 

Ausgefertigt durch den Bürgermeister am 29.09.2009

Soweit beim Erlass dieser Satzung gegen Verfahrens- und Formvorschriften verstoßen wurde, können diese Verstöße entsprechend § 5 Abs. 5 der Kommunalverfassung des Landes Mecklenburg-Vorpommern nur innerhalb eines Jahres geltend gemacht werden. Diese Frist gilt nicht für die Verletzung der Anzeige-, Genehmigungs- oder Bekanntmachungsvorschriften.

 

Benutzungsordnung für das Archiv der Gemeinde Süderholz

Die im Archiv der Gemeinde verwahrten Archivalien können von jedermann benutzt werden, soweit gesetzliche Bestimmungen und diese Benutzungsordnung dem nicht entgegenstehen.

§ 1  Arten der Benutzung

(1) Die Benutzung von Archivgut erfolgt in der Regel durch persönliche Einsichtnahme im * Archiv.

(2) An die Stelle der persönlichen Einsichtnahme kann auch die Auskunftserteilung in mündlicher oder schriftlicher Form sowie die Abgabe von Reproduktionen treten. Auskünfte können sich auf Hinweise zu einschlägigem Archivgut beschränken.  

(3) Die Benutzer werden archivfachlich beraten, auf weitgehende Hilfen, z.B. beim Lesen älterer Texte, besteht kein Anspruch.

§ 2  Benutzungsantrag

(1) Die Benutzung von Archivgut erfolgt auf Antrag und nach Genehmigung des Archivs. Das Benutzungsverhältnis ist öffentlich-rechtlicher Natur.

(2) Der Benutzer hat schriftlich einen Antrag auf Benutzungsgenehmigung zu stellen. Dabei hat der Antragsteller seinen Namen und seine Anschrift sowie den Benutzungszweck anzugeben und den Gegenstand der Nachforschungen möglichst genau zu bezeichnen. Handelt der Antragsteller im Auftrag Dritter, so hat er zusätzlich Namen und Anschrift dieser Person oder Stelle anzugeben.

(3) Der Benutzer kann verpflichtet werden, gleichzeitig eine schriftliche Erklärung darüber abzugeben, dass er bei der Verwertung von Erkenntnissen aus Archivgut Persönlichkeits- und Urheberrechte sowie sonstige schutzwürdige Belange Betroffener und Dritter berücksichtigen wird. Im Falle der Verletzung dieser Rechte und Belange haftet der Benutzer.

§ 3  Benutzungsgenehmigung

(1) Die Benutzungsgenehmigung erteilt der Leiter des  Archivs oder sein Vertreter. nach Maßgabe des § 4 dieser Satzung. Die Benutzungsgenehmigung beschränkt sich auf den im Benutzungsantrag angegebenen Zweck und gilt für das jeweils laufende Kalenderjahr.

(2) Die Benutzungsgenehmigung kann entzogen werden, wenn Gründe bekannt werden, die zu einer Einschränkung oder Versagung nach den §§ 10 des Landesarchivgesetzes Mecklenburg-Vorpommern bzw. nach § 4 dieser Satzung geführt hätten oder der Benutzer in grober Weise gegen diese Benutzungsordnung verstößt.

§ 4  Schutzfristen und Schutzfristenverkürzung

(1) Soweit durch Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist, bleibt Archivgut für die Dauer von zehn Jahren seit seiner Entstehung von der Nutzung ausgeschlossen. Unterliegt das Archivgut einem besonderen Amtsgeheimnis oder besonderen Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung, darf es erst 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Personenbezogenes Archivgut darf erst zehn Jahre nach dem Tod des Betroffenen oder, wenn das Todesdatum nicht bekannt ist, 90 Jahre nach dessen Geburt genutzt werden. Wenn beides nicht mehr feststellbar ist, darf das Archivgut erst 60 Jahre nach Entstehung der Unterlagen genutzt werden.

(2) Die Benutzung von Archivgut durch öffentliche Stellen, bei denen es entstanden ist oder die es abgegeben haben, ist auch innerhalb der Schutzfristen möglich; die Schutzfristen sind jedoch zu beachten, wenn das Archivgut aufgrund besonderer Vorschriften hätte gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssen.

(3) Die Schutzfristen nach Absatz 1 gelten nicht für

1.   Unterlagen, die bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich waren,

2.   personenbezogenes Archivgut, das die Tätigkeit von Personen dokumentiert, soweit sie in Ausübung eines öffentlichen Amtes gehandelt haben und ihre persönlichen Lebensverhältnisse nicht betroffen sind,

3.  Unterlagen nach § 2 Abs. 2 Satz 2 und 3 und Absatz 3, soweit es sich nicht um personenbezogenes Archivgut handelt. Auf die Übermittlung und Nutzung dieses personenbezogenen Archivguts nach Satz 1 Nr. 3 findet vor Ablauf der Schutzfrist nach Absatz 1 Satz 3 und 4 das Landesdatenschutzgesetz von Mecklenburg-Vorpommern Anwendung.

(4) Die Schutzfristen können im Einzelfall oder für bestimmte Teile von Archivgut verkürzt werden, wenn Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen. Bei personenbezogenem Archivgut nach Absatz 1 Satz 3 ist im Einzelfall eine Verkürzung nur zulässig, wenn

1.   der Betroffene oder nach dessen Tod der überlebende Ehegatte oder Lebenspartner, nach dessen Tod die Kinder oder, wenn keine Kinder vorhanden sind, die Eltern des Betroffenen oder nach deren Tod der Partner einer auf Dauer angelegten Lebensgemeinschaft des Betroffenen eingewilligt haben oder

2.  die Nutzung zu wissenschaftlichen Zwecken unter den Voraussetzungen des § 9 Abs. 3 Nr. 9 des Landesdatenschutzgesetzes von Mecklenburg-Vorpommern erfolgt oder

3.   die Nutzung zur Wahrnehmung von Belangen, die im überwiegenden Interesse Betroffener oder Dritter liegen, unerlässlich ist und die Wahrung der schutzwürdigen Belange der Betroffenen oder Dritten durch geeignete Maßnahmen sichergestellt ist.

(5) Für Archivgut, das nach § 2 Abs. 3 Satz 1 des Bundesarchivgesetzes von Stellen des Bundes dem staatlichen Archiv übergeben worden ist, gelten § 2 Abs. 4 Satz 2 sowie §§ 4 und 5 Abs. 1 bis 7 und 9 des Bundesarchivgesetzes entsprechend.

(6) Für Archivgut, das Rechtsvorschriften des Bundes über die Geheimhaltung im Sinne der §§ 8, 10 und 11 des Bundesarchivgesetzes unterliegt und das von anderen als den in § 2 Abs. 1 des Bundesarchivgesetzes genannten Stellen dem staatlichen Archiv übergeben worden ist, gelten § 2 Abs. 4 Satz 2 und § 5 Abs. 1 bis 7 und 9 des Bundesarchivgesetzes entsprechend.

§ 5  Benutzung

(1) Das Archivgut wird nach vorangegangener Beratung im Original oder als Reproduktion im Benutzerraum des  Archivs vorgelegt oder als Reproduktion ausgehändigt. Zum Schutz des Archivguts oder zur Wahrung schutzwürdiger Belange Dritter können auch ausschließlich Auskünfte über seinen Inhalt erteilt werden.

(2) Das Archivgut ist nur im Benutzerraum während der festgesetzten Öffnungszeiten oder während der mit der Archivleitung vereinbarten Zeit einzusehen. Der Benutzer ist verpflichtet die innere Ordnung des Archivguts zu belassen, seine innere Ordnung zu bewahren, es nicht zu beschädigen, zu verändern oder in seinem Erhaltungszustand zu gefährden.

(3) Ein Anspruch auf Vorlage bestimmten Archivguts zu einem bestimmten Zeitpunkt besteht nicht.

(4) Das Personal des Archivs ist berechtigt, den Benutzern Anweisungen zur Einhaltung der Benutzungsordnung zu erteilen, denen Folge zu leisten ist.

§ 6  Reproduktion

(1) Von den Archivalien können im Rahmen der gegebenen Möglichkeiten vom  Archiv Reproduktionen angefertigt werden, soweit konservatorische und urheberrechtliche Gründe nicht entgegenstehen und sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter nicht beeinträchtigt werden.

(2) Ein Anspruch auf Anfertigung von Reproduktionen besteht nicht.

(3) Die Veröffentlichung von Reproduktionen von Archivgut aus dem  Archiv bedarf der Genehmigung des Archivs und ist nur unter Nennung der Quelle wie des Archivs zulässig.

§ 7  Gebühren

Die Berechnung der Gebühren und Auslagen für die Inanspruchnahme des Archivs richtet sich nach der Satzung der Gemeinde Süderholz über die Erhebung von Verwaltungsgebühren im eigenen Wirkungskreis in der jeweils geltenden Fassung.

§ 8  In-Kraft-Treten

Die Benutzungsordnung tritt am Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft.

 

Unterzeichnet durch den Bürgermeister am 29.09.2009